国際シンポジウム準備

WEBからの参加受付・管理
学会参加登録受付・演題投稿・セミナー運営効率化自動化

学会参加登録受付・演題投稿・セミナー運営効率化自動化

CSセンターでは、大変な労力のかかる学会・シンポジウム・セミナー・研修等の準備・運営業務を大幅に効率化・自動化すべく、操作や管理の簡単なWEBシステムをご提供致しております。

参加登録・決済フォーム、演題投稿、査読、ホテル宿泊登録 及び その他プログラムを使用した独自のホームページの企画・制作等もお引受け致しておりますのでご相談をお待ち致しております。

また汎用サービスの下記クラウド型ソリューションシステム提供会社と提携致しご利用いただいております。

お気軽にご相談下さい。

弊社のネットワークを通じ、先生方・事務局の皆様のお役に立てましたら光栄でございます。

1. 【スマートセミナー】

セミナー運営業務を標準化・自動化し、集客から当日の受付、開催後のフォローまで、一連のフローを効率化するSaaS型のセミナー管理システムです。

Web制作の知識がなくても必要な情報を入力するだけで申込フォームや告知ページが作成でき、また各種メール送信や受講票発行などセミナー運営に必要な機能を搭載しています。

さらに、テンプレートやメール文例、申込フローも事前に設定されており、セミナー開催が初めての場合でもスムーズに運営業務を進めることができます。

学会・国際会議・シンポジウム・研修など大規模イベントの申込管理・受講票配信・クレジットカード決済・バーコード来場認証機能・来場者アテンドなどのソリューションを提供致します。

◆主な基本機能◆

<申し込みフォーム>

個人情報項目やアンケート項目を自由に作成・編集することができます。
セミナーに限らず、キャンペーンアンケートや資料請求、各種問合せなどあらゆる「申し込みフォーム」を専門スキルが無くても簡単に作成することが出来ます。

<メール配信>

申込者に対する自動返信メール、セミナー管理者や営業担当者に対する各種通知など、セミナー管理に必要なメール機能はもちろんのこと、属性情報の差込や配信条件指定、予約配信等のメール配信機能も搭載しています。

<データベース管理>

検索条件や出力データ項目を業務に合わせて自由に設定することができます。
また、データ一括更新や重複チェック、一括削除などのデータメンテナンス機能を使うことで、散在するデータファイルが「使えるデータベース」になります。

<WEBページ管理機能>

開催概要、告知用ポータルページ、会員マイページ等のWEBページが自動的に作成・公開され、HTMLの知識がなくても簡単に編集・更新することができます。
CMS機能も標準装備しており、自由度の高い表現を簡単に製作することが出来ます。

◆オプション機能◆

<独自ドメイン>

イベントやキャンペーンでは必須と言える独自ドメインでの運用が可能です。

<会員マイページ>

申込者に対してログインID、パスワードを発行し、会員専用マイページを公開します。
会員マイページでは、講演資料や製品資料のダウンロード、WEB受講票の出力などができます。

<ポータルサイト>

登録されているセミナー情報を集約するポータルサイトを公開することができます。

<決済機能>

クレジットカード決済システムと連携することで、有料セミナー実施や物品販売も可能です。

<来場認証>

バーコードを用いた来場認証機能を用いることで、インターネットに接続しているPCがあれば来場者をリアルタイムに把握することができます。

  • 「セミナーの告知ページや申込フォーム作成を毎回システム担当に依頼しており、時間と手間がかかる」→告知ページから申込フォームまで、設定完了時点で自動生成できます。
  • 「セミナーの申込状況や来場状況が担当者にしか分からない」→メール通知や管理画面により、リアルタイムに状況を把握できます。
  • 「来場人数が多く、受付や受講確認作業が煩雑」→リアルタイム来場認証機能により、来場管理の手間を削減します。
  • 「運営作業が担当者に依存しており、後任者に業務を引き継げない」→作業の自動化と業務プロセスの標準化により、業務体制の担当者依存を解消します。
  • 「セミナー回数を増やしたいが、運営リソースが足りない」→作業コストや手間を軽減し、開催回数の増加を実現します。

スマートセミナーは、セミナー申し込みフォーム作成から、受講票発行、当日の来場受付、データベース管理、セミナー資料ダウンロードなどの機能により、セミナー運営に関わる作業を、標準化・自動化。

運営に関する煩雑な作業を解消し、業務プロセスを効率化します。セミナー運営作業に関する間接コストを50%し、同じリソースでセミナー開催件数を倍増できます。

また、手作業によるオペレーションを極力排除することで、セミナー開催状況や結果の「見える化」を実現。アナログ処理によるデータ管理の漏れを防止します。

スマートセミナー

2.【CRS】

イベント・コンベンションにおける事前参加登録・参加費決済・演題投稿をトータルでサポートするWebソリューション。

◎申込者の不満

いまどきFAX、メール申込だなんて・・・/問合せ先が複数あってどこに何を連絡すればいいのか分からない/参加申込と演題投稿が別システムで登録が手間/一度申込、投稿した内容の変更が面倒/インターネットで申込んでオンラインで決済できないなんて・・・

◎事務局(運営会社)の不満

参加受付の問合せ管理が煩雑/入金確認が大変/登録内容の変更が手間/精算処理が煩雑

それらの不満を解決するソリューション、それがCRSです。

システムフロー

システムフロー

申込フロー

申込フロー

◆CRS 6つのメリット◆

<簡単導入>

Webソリューションの為、ソフトウェアのインストールが不要。全ての機能はインターネット接続環境があればどこでも利用可能です。 最短3週間での導入が可能。

<申込集約>

個人情報、参加申込内容、演題投稿状況、決済状況、お問合せ内容など全ての情報をCRSで集約します。

<精算・決済機能強化>

コンビニエンスストア・クレジットカードのオンライン決済機能で会員も事務局も簡単、便利。月次精算書も自動発行。

<確認書自動送付>

参加費入金完了後には確認書(メール)を自動配信。別途連絡、郵送の手間が省けます。

<情報共有>

インターネット環境があればいつでもどこからでも最新の情報が閲覧できます。参加関係管理者、演題関係管理者など複数管理者間で最新情報の共有が可能です。

<データ活用>

各種帳票(参加者リスト、演題投稿リスト)などが出力可能。また、登録情報は全てCSVにてダウンロードが可能な為、受付リストや名札作成等にも活用頂けます。

◆CRS 機能一覧◆

<申込機能>

同時申込 参加申込、演題投稿のエントリーが同時に可能
決済 オンラインクレジットカード決済、コンビニエンスストア決済、銀行振込の選択が可能な決済
バイリンガル 日英対応のため、国際会議でも利用可能
情報更新 新規申込、変更、取消もオンライン上で対応可能
演題投稿形式 HTML形式、添付ファイル形式どちらにも対応可能
問合せ 各種申込についてシステム内から問合せが可能

<管理機能>

権限設定 主催者にも管理画面を提供可能
登録情報閲覧 申込情報は即時データベース化、リアルタイムに閲覧可能
帳票印刷 各種帳票(申込者リスト、演題投稿リストなど)が出力可能
データダウンロード 登録情報はCSV形式にてダウンロードが可能
お知らせ 主催者、事務局からのお知らせ掲載が可能
精算 月次請求・入金記録確認、データダウンロード
問合せ回答 問合せに対してシステム内から回答が可能